Καταρχήν, πώς το στέλνουμε.

Ένα πράγμα που φαίνεται να αγνοεί η πλειοψηφία των αποστολέων, είναι η ύπαρξη μετρήσεων όσο αφορά τα email που στέλνουν. Αν δεν το γνωρίζατε, υπάρχει τρόπος να μετράς και να βλέπεις τι γίνεται με τα email που στέλνεις. Υπάρχει τρόπος να έχεις μια αίσθηση για το πόσοι αποδέκτες πραγματικά ασχολούνται με αυτό που τους έστειλες. Και αυτό βέβαια είναι, κατά την γνώμη μου, πολύ πιο σημαντικό από την ίδια την αποστολή του μηνύματος. Να έχεις δηλαδή άποψη για το αποτέλεσμα.

Μέσα από τέτοια εργαλεία μπορείς να μάθεις αν κάτι πήγε ή δεν πήγε και για ποιο λόγο. Μπορεί το Email του αποδέκτη να είναι γεμάτο, να σε απέρριψε o server του ή το μηχάνημα του, να μην υπάρχει πια, να μην είναι ενεργό κ.α. Μα, θα μου πείτε, «άμα κάτι δεν πάει μου έρχεται πίσω και καταλαβαίνω ότι δεν πήγε». Πολύ σωστά και είναι κάτι που επιβάλλεται να κάνετε. Όταν όμως έχετε στείλει μαζικά εκατό, διακόσια, πεντακόσια ή και παραπάνω μηνύματα γιατί κυνηγάτε δημοσίευση, χορηγία επικοινωνίας ή ότι άλλο, καταλαβαίνετε ότι είναι αδύνατο να το παρακολουθήσεις.

Δεν θα ήταν ωραία λοιπόν να γνωρίζετε πως πήγε αυτό που στείλατε; Να αποκτήσετε μια πολύ καλή εικόνα για το πόσοι το άνοιξαν, ποιοι ασχολήθηκαν, αν πάτησαν πάνω στους συνδέσμους που προτείνατε; Φυσικά και θα ήταν ωραία και όλα αυτά γίνονται αλλά θα πρέπει να διαλέξετε ένα από τα διαθέσιμα εργαλεία που υπάρχουν για να το κάνετε. Στην Ελλάδα ξέρω μόνο αυτό που δημιούργησα ακριβώς για να λύσω αυτό το πρόβλημα, το clicknsend.gr. Στο εξωτερικό χρησιμοποιούνται κατά κόρον υπηρεσίες όπως το Mailchimp, το Campaign monitor και δεκάδες άλλα. Δεν είναι ιδιαίτερα δύσκολο να δοκιμάσετε κάποιες υπηρεσίες και να διαλέξετε αυτό που σας ταιριάζει.

Σε πρώτη φάση πρέπει απλά να καταλάβετε ότι τα οφέλη από τέτοιες υπηρεσίες είναι τεράστια και γι' αυτό άλλωστε υπάρχει και ένα μικρό κόστος. Θέλετε να στείλετε 5.000 email προσωποποιημένα, με προσφώνηση «κε Τάδε»; Θέλετε να είστε σίγουροι ότι στο κινητό του αποδέκτη διαβάζεται το email σας, ή ότι αποφύγατε τα antispamming φίλτρα και όντως έφτασε εκεί που έπρεπε; Θέλετε να καταλάβετε τους αποδέκτες, να δείτε αν το έλαβαν και ποιοι ασχολούνται; Όλα αυτά λύνουν οι παραπάνω υπηρεσίες και ναι, αξίζουν τον χρόνο σας και την προσοχή σας αν θέλετε να πάτε την επικοινωνία σας ένα βήμα παραπέρα.

Μόνο και μόνο για τον χρόνο που θα γλιτώσετε από Follow up τηλέφωνα επιβεβαίωσης παραλαβής, αξίζει τον κόπο.

Η λίστα σας

Κρατήστε την λίστα σας καθαρή, να την κανακεύετε στην κυριολεξία. Η λίστα επαφών είναι αδιαμφισβήτητα όλη η δύναμη κάποιου που κάνει δημόσιες σχέσεις. Φροντίστε να ξέρετε όνομα, επώνυμο και θέση του αποδέκτη. Αν δεν σας δίνεται αυτή η δυνατότητα, φροντίστε να έχετε τουλάχιστον τα στοιχεία του τμήματος που σας ενδιαφέρει. Σημειώστε αν γνωρίζετε την εκάστοτε επαφή και από που και τι δουλειές έχετε κάνει μαζί της (αν δεν είναι μόνιμη η συνεργασία σας) ώστε να τις θυμίσετε αν χρειαστεί. Το να έχετε πραγματικά και καθαρά στοιχεία των επαφών σας, είναι πολύ σημαντικό και πρέπει να το διαφυλάξετε με κάθε τρόπο. Δεν υπάρχει πιο εκνευριστικό πράγμα από το να στέλνετε το ίδιο email σε 5 διαφορετικά email του ίδιου φορέα, γιατί υπάρχουν πολλές πιθανότητες αυτοί που πραγματικά παίρνουν τις αποφάσεις, να το πάρουν δυο και τρεις φορές. Και κάτι τέτοιο δεν το θέλετε.

Κακές πρακτικές επικοινωνίας

Τον τελευταίο χρόνο κυκλοφορεί μια απαράδεκτη τακτική κατά την οποία το μήνυμα ξεκινάει με "RE:" και μετά έχει τον τίτλο του μηνύματος κανονικά. Αυτό έχει ως σκοπό να ξεγελάσει τον αποδέκτη, να νομίζει ότι είχε προηγούμενη επικοινωνία. Μάλιστα το θράσος σε ορισμένες – λίγες ομολογουμένως – περιπτώσεις συνεχίζεται, με τον αποστολέα να γράφει «Σε συνέχεια της προηγούμενης συνεργασίας μας» (χωρίς να αναφέρει ποια φυσικά) κάτι που διαπιστώνουμε ότι δεν ισχύει. Τέτοια πράγματα είναι κάκιστες και ανήθικες πρακτικές που εύχομαι να μην διδάσκονται σε κάποια σχολή δημοσιογραφίας ή δημοσίων σχέσεων.

Σας διαβεβαιώνω ότι τέτοια περιστατικά αντιμετωπίζονται με μόνιμο αποκλεισμό από την ομάδα του Art magazine. Και αν το κάνει το Art magazine δεν βλέπω τον λόγο γιατί να μην το κάνουν και οι υπόλοιποι, είναι εξάλλου απλό.

Ένα άλλο συχνό πρόβλημα είναι αυτό της πίεσης για δημοσίευση. Ειδικά στα ηλεκτρονικά μέσα, ποτέ δεν έβλαψε λίγη πίεση, αλλά σίγουρα βλάπτει η αλόγιστη, ενοχλητική πίεση. Η πίεση «Καλώ ότι τηλέφωνο υπάρχει και στέλνω σε όλα τα email απαιτώντας διευκρινήσεις για το τι γίνεται με την υπόθεσή μου», είναι η χειρότερη. Πιέστε και αφήστε μια, δύο ημέρες χρόνο αντίδρασης.

Τέλος χαριτωμένες fake ατάκες όπως "Βρήκα μια κλήση σας στο κινητό μου" για να πιέσετε ή να φρεσκάρετε την επαφή σας, είναι κόκκινο πανί. Απλά μην το κάνετε.

Το μήνυμά σας.

Αφού λοιπόν έχουμε τον τρόπο και έχουμε και την λίστα, περνάμε στο δυσκολότερο. Το ίδιο το μήνυμα. Εδώ οι κανόνες είναι πολλοί και αν το ψάξετε λίγο θα βρείτε δεκάδες ιστοσελίδες να ασχολούνται με αυτό το θέμα. Παρόλα αυτά θα προσπαθήσω να σας πω μερικούς κανόνες που έχω δει ότι βοηθούν εμάς εδώ στο περιοδικό και σε κάθε περίπτωση μπορείτε να αναζητήσετε περισσότερα στο διαδίκτυο.

Χρησιμοποιήστε σύντομους και ξεκάθαρους τίτλους

Αν σας ενδιαφέρει χορηγία επικοινωνίας ή αν σας ενδιαφέρει συνεργασία ή αν έχετε κάποιον ειδικά που πρέπει να το δει αλλά το στέλνετε σε γενικό email γράψτε το. Κάντε το όσο πιο σύντομο και πιο ουσιαστικό μπορείτε. Π.χ. Αίτημα χορηγίας επικοινωνίας : "Το όνομα της παράστασης".

Μια προσφώνηση θα ήταν καλό να υπάρχει

Αν έχετε ονοματεπώνυμο υπευθύνου είναι πολύ σημαντικό. Όταν ξεκινάει έτσι μια επιστολή, δείχνεις ότι έχεις ασχοληθεί μαζί του ειδικά, δεν πάτησες ένα κουμπί και περιμένεις με το καλάμι σου να δεις τι θα τσιμπήσει.

Ξεκινήστε με την ουσία

Αυτό είναι ίσως το πιο συχνό λάθος. Ξεκινήστε με τον λόγο που επικοινωνείτε, ένα ανιαρό, ξύλινο δελτίο τύπου δεν λέει τίποτα όταν απευθύνεστε σε άνθρωπο που πρέπει να ξεχωρίσει το δικό σας email ανάμεσα σε εκατοντάδες άλλα που δέχεται καθημερινά. Πείτε ξεκάθαρα ποιος είστε και τι θέλετε. Δώστε ξεκάθαρες πληροφορίες επικοινωνίας, πως μπορεί να σας βρει κάποιος και τι ώρες. Ξεκινήστε με ένα μοτό, κάτι πολύ δυνατό που κάνει ξεκάθαρο ότι αυτό που έχετε να πείτε είναι σημαντικό και πρέπει να σας δώσουν προσοχή. Π.χ. "123.000 εισιτήρια στην Ευρώπη μόνο το 2014". Σε κάνει να θες να μάθεις περί τίνος πρόκειται, σωστά;

To υλικό του μηνύματος

Όσο καλύτερο είναι το υλικό, τόσο το καλύτερο. Φροντίστε να έχετε καλές φωτογραφίες και καλογραμμένα (συντακτικά και ορθογραφικά) κείμενα. Προτάσεις που είναι γραμμένες σε Greeklish και έχουν ένα link προς ένα blog, καταλαβαίνετε ότι απλά αγνοούνται από την συντριπτική πλειοψηφία των μέσων. Κάτι που γενικά βοηθάει είναι η αισθητική του υλικού. Αν έχετε κάποιον γραφίστα θα βοηθήσει πολύ, όμως προς θεού, μην τολμήσετε ποτέ να στείλετε κλειδωμένο PDF ως δελτίο τύπου. Θα αγνοηθεί και είναι κρίμα και άδικο.

Αν το κείμενο είναι πολύ, προτιμήστε να επισυνάψετε ένα αρχείο Word ή ακόμα καλύτερα να έχετε μια παραπομπή προς μια ιστοσελίδα που φροντίζετε να έχετε πάντα ενημερωμένη. Φροντίστε δηλαδή στο "σώμα" του μηνύματος σας να είναι η ουσία. Σούπα κείμενο και μπόλικο σκρολάρισμα, να αποφεύγονται. Δεν υπάρχει τόση πολυτέλεια χρόνου. Τονίστε με Bold τις λέξεις και φράσεις αυτές που σε ένα διαγώνιο διάβασμα κάποιος θα καταλαβαίνει σε κάτω από 6 δευτερόλεπτα περί τίνος πρόκειται.

Μην πείτε ποτέ ψέματα.

Επαναλάβετε: μην πείτε ποτέ, ψέματα. Αν κάτι από αυτά που γράφετε δεν ισχύει, έχετε μπει στα μαύρα κατάστιχα όπως επιβεβαίωσε και σε σχετικό Work shop του Disrupt το περασμένο σαββατοκύριακο ο δημοσιογράφος του in.gr Δημήτρης Πεφάνης. Δεν υπάρχει κανένας λόγος να πείτε πράγματα που μπορούν - εύκολα ή δύσκολα δεν παίζει ρόλο - να διασταυρωθούν και να εκθέσετε τον φορέα που εκπροσωπείτε και το μέσο που σας έδωσε τον χώρο για να το κάνετε αυτό.

Οι φωτογραφίες

Προσέξτε πάρα πολύ τις φωτογραφίες σας, είναι η αχίλλειος φτέρνα της πρότασής σας. Αν κάνετε το συχνό λάθος να στέλνετε σε ηλεκτρονικό μέσο φωτογραφίες που «ζυγίζουν» όσο 2 σούμο παλαιστές μαζί, δεν είναι καλό. Δεν χρειάζεται, δεν υπάρχει καμία τέτοια ανάγκη, μπλοκάρονται τα mail, γεμίζουν τα mailbox. Καθόλου καλό. Στείλτε μέτριας ανάλυσης αν πρόκειται για ηλεκτρονικό μέσο, π.χ. 1200X800pixel στα 96 dpi είναι παραπάνω από μια χαρά και δώστε έναν σύνδεσμο σε μια ιστοσελίδα για να κατεβάσει - όποιος χρειάζεται - τους σούμο παλαιστές που λέγαμε νωρίτερα!

Κανένα μέσο δεν είναι το ίδιο, αν είναι έντυπο θέλει υψηλής ανάλυσης φωτογραφίες. Αν είναι στο διαδίκτυο, δεν έχει καμία τέτοια ανάγκη. Το πόσο άρτιες και καλές πρέπει να είναι οι ίδιες οι φωτογραφίες από μόνες τους είναι πάρα πολύ σημαντικό. Οι φωτογραφίες μπορεί να είναι και το 50% του λόγου επιλογής, όσο και αν σας κάνει εντύπωση! Και ο λόγος είναι γιατί, εκτός από το θέμα, στις περισσότερες περιπτώσεις τα media σκέφτονται το Layout. Μια δυνατή φωτογραφία για κεντρικό θέμα, για εξώφυλλο, για σαλόνι, για ένθετο, για οπουδήποτε. Η ποιότητα της φωτογραφίας δείχνει πολλές φορές και μια σειρά από άλλα πράγματα. Αν για παράδειγμα η παραγωγή προσέχει την λεπτομέρεια. Σκεφτείτε το, αν δείτε εσείς μια φωτογραφία από μια παράσταση που τα πρόσωπα είναι μωβ από το φλας, και οι ηθοποιοί είναι ελαφρώς κουνημένοι δεν θα επηρεαστείτε αρνητικά;

Τα κείμενα

Αν πρόκειται για δελτίο τύπου παράστασης τότε πρέπει να υπάρχουν ξεκάθαρα: η υπόθεση του έργου, οι συντελεστές ονομαστικά, οι τιμές των εισιτηρίων, οι τρόποι αγοράς τους, οι ημερομηνίες των παραστάσεων με ξεκάθαρες αυτές της αρχής και τους τέλους, τρόποι επικοινωνίας, και τον τόπο διεξαγωγής με σύνδεσμο προς Google Maps. Αξίζει να σημειωθεί ότι μια ιστοσελίδα που είναι πάντα ενήμερη με νέα της παράστασης, θα είναι ιδιαίτερα χρήσιμη για όλους.

Αρκετοί προσθέτουν και λίγη "σάλτσα", που βοηθάει πάντα έναν δημοσιογράφο όπως για παράδειγμα, η ιστορία της παράστασης την τελευταία 20ετια, βιογραφικά βασικών συντελεστών, αποσπάσματα με θετικές κριτικές από μεγάλα και αναγνωρισμένα μέσα ή προσωπικότητες κ.α.

Επιπλέον υλικό

Αν υπάρχει βίντεο, ή ηχητική συνέντευξη που μπορεί να υποστηρίξει αυτό που θέλετε να πείτε, επιβάλλεται να το χρησιμοποιήσετε ακόμα και αν το μέσο δεν έχει την δυνατότητα να το χρησιμοποιήσει. Για παράδειγμα ένα βίντεο μπορεί να μην μπορεί να το χρησιμοποιήσει μια εφημερίδα, μπορεί όμως να δώσει τον σύνδεσμο προς αυτό ή να είναι ακριβώς εκείνο το υλικό που θα πείσει τον δημοσιογράφο να δημοσιεύσει το θέμα.

Εν κατακλείδι

Το να στείλεις ένα email είναι απλό. Πατάς ένα κουμπί και πάει. Η «μάλλον πάει» όπως μάθαμε. Για να στείλεις όμως ένα μήνυμα που να πείθει, να ξεχωρίζει και να παίρνεις τελικά το αποτέλεσμα που θες, πρέπει «να ιδρώσεις την φανέλα», που λέγαν και οι παλιοί. Πιστέψτε με αξίζει τον κόπο, όσο χρόνο χάσετε προσπαθώντας να φτιάξετε μια σωστή επιστολή και ένα καλά δομημένο υλικό, τόσο χρόνο θα γλιτώσετε σε συνεννοήσεις στο άμεσο μέλλον. Και δεν εξετάζω καν την εικόνα σας, το πόσο επαγγελματίες δείχνετε από την αρχή ως το τέλος.

Σε πρώτη φάση σας απασχολεί το πόσο αποτελεσματικό είναι αυτό που κάνετε. Και θα είναι.